Kompenzacija između više tvrtki često je složen i dugotrajan proces, osobito kada se podaci vode ručno. To može dovesti do nesporazuma, pogrešaka, kašnjenja, pa čak i do propadanja cijelog procesa.
1. Neusklađeni podaci između više sudionika
U ručnom kompenziranju svaka strana se oslanja na interne evidencije, koje se često razlikuju u iznosima, rokovima dospijeća ili već djelomično zatvorenim stavkama. Zbog toga sudionici troše dodatno vrijeme na usklađivanje podataka prije nego što kompenzacija uopće može započeti.
2. Ručni unos podataka i tipografske pogreške
Kod ručne obrade podaci se često prepisuju iz faktura, tablica ili e-mailova, što povećava rizik od pogrešno unesenih iznosa. Takve pogreške se najčešće primijete tek kada dođe do neslaganja između sudionika.
3. Kašnjenje u dostavi dokumentacije
Proces kompenzacije često se usporava zbog kašnjenja u slanju ili potvrđivanju potrebne dokumentacije. Jedan zakašnjeli dokument može zaustaviti cijeli postupak i odgoditi zaključenje kompenzacije.
4. Nepotpuni ili zastarjeli podaci o obvezama i potraživanjima
U praksi se često koriste evidencije koje nisu redovito ažurirane, te ne odražavaju stvarno stanje otvorenih obveza i potraživanja. To dovodi do pokušaja kompenziranja stavki koje su već zatvorene ili više nisu relevantne.
5. Korištenje različitih formata dokumenata
Podaci se prikupljaju kroz različite formate – Excel tablice, PDF dokumente, skenirane fakture i e-mailove. Takva neujednačenost otežava preglednosti i povećava rizik od pogrešaka.
6. Nedovoljna provjera vjerodostojnosti partnera
Kod ručnih procesa često se polazi od pretpostavke da su svi sudionici pouzdani, bez detaljne provjere njihovog financijskog ili pravnog statusa. To može rezultirati ulaskom u kompenzaciju s partnerima koji nisu u mogućnosti ispuniti svoje obveze.
7. Rizik dvostrukog knjiženja ili preskakanja stavki
Bez jasnog sustava kontrole lako dolazi do dvostrukog knjiženja istih stavki ili njihovog nenamjernog izostavljanja. Takve pogreške dodatno kompliciraju financijsko usklađivanje.
Kako automatizirani sustav rješava “klasične” pogreške?
Namira.hr automatizira cijeli proces kružne kompenzacije, uklanjajući potrebu za ručnim usklađivanjem podataka između sudionika. Svi podaci o obvezama i potraživanjima pohranjeni su u jedinstvenom sustavu, što omogućuje ažurne evidencije. Također, povećava transparentnost, smanjuje mogućnost dvostrukog knjiženja ili preskakanja stavki, te znatnoubrzava i pojednostavljuje cjelokupni proces kompenzacije. Računalni program obavlja sav posao umjesto vas!
Uz Namira.hr automatizirajte kompenzacije i smanjite rizik od pogrešaka – isprobajte besplatno!